Sukseskan Meeting Anda ! Paket Meeting Manado – Paket meeting merupakan sebuah package yang menawarkan all-in-one package, dimana perhitungan harga berdasarkan harga per orang, dan perhitungan tersebut sudah lengkap dengan fasilitas atau kebutuhan meeting. paket meeting biasanya dapat dilakukan di hotel, maupun restoran dengan pelayanan yang berkualitas. selain itu Paket Meeting Manado juga menyediakan beberapa paket yang bisanya di gunakan oleh penyelenggara meeting sesuai dengan waktu atau durasi yang diinginkan.
Sebelum lanjut mengenaik Paket Meeting Manado, ada baiknya anda memahami apa itu Meeting. untuk itu simak informasi lengkap yang tersedia di bawah ini.
MICE ( Meeting, Incentive, Convention, Exhibition )
MICE digolongkan ke dalam industri pariwisata. Dalam istilah Indonesia. MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan: usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi
jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
MICE merupakan singkatan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition.
Meeting
Adalah suatu pertemuan yang diadakan oleh sekelompok orang untuk mengembangkan usaha yang sedang digeluti. Pembahasan yang dilakukan biasanya seputar peningkatan sumber daya manusia, jalin kerjasama, pengembangan profesionalisme, hubungan dengan masyarakat, dan peningkatan publikasi.
Incentive
Adalah sebuah program yang diberikan oleh perusahaan sebagai motivasi bagi karyawannya dengan tujuan agar karyawan tersebut menjadi lebih giat dalam bekerja dan memiliki keinginan untuk
memperbaiki prestasinya di dalam perusahaan.
Convention
Pertemuan sekelompok orang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan
kemudian menyimpulkan topik-topik yang dibahas dalam sebuah pertemuan.
Exhibition
Suatu kegiatan promosi yang dilakukan oleh produsen, kelompok,organisasi, perkumpulan tertentu dalam bentuk menampilkan display produk kepada calon relasi ataupun pembeli.
Dapat disimpulakan dari penjelasan di atasa bahwa penyelenggaraan meeting merupakan sebuah hal yang termasuk dalam Pengelolaan Mice. namun selain meeting, Mice juga dapat juga dikatakan sebagai wisata bisnis karena selain meeting, Mice juga melakukan perjalanan bisnis yang bertujuan untuk , menjalin kerjasama, pengembangan profesionalisme, hubungan dengan masyarakat, dan peningkatan publikasi.
Beberapa kegiatan MICE di Indonesia saat ini sedang berkembang. Hal itu bisa dilihat dari semakin banyaknya event yang diselenggarakan di Indonesia, baik skala Nasional maupun Internasional. Para delegasi yang dating untuk menghadiri sebuah event membutuhkan berbagai macam fasilitas lain di luar kebutuhan event, misalkan fasilitas hiburan, belanja,kuliner, dan lain sebagainya.
Wisatawan MICE, yang disebut juga dengan business traveler, memiliki beberapa kelebihan dibanding wisatawan biasa, di antaranya adalah sebagai opinion leader. Penilaian mereka tentang suatu wilayah yang melaksanakansebuah konferensi dapat memberikan pengaruh bagi pihak lain. Turis MICE juga tergolong quality tourist karena mereka tinggal lebih lama dan lebih banyak menghabiskan uang daripada wisatawan biasa, bahkan ditengarai pengeluarannya tujuh kali lipat daripada wisatawan leisure. Mereka adalah sebuah aset yang berharga bagi industri pariwisata.
Dalam dunia kerja, ada yang namanya istilah meeting. Dan meeting ini diambil dalam bahasa Inggris. Arti meeting sendiri dalam bahasa Indonesia yaitu pertemuan. Namun apakah meeting dan rapat itu sama? arti meeting dan rapat itu . Sama-sama memiliki tujuan yang sama dalam dunia kerja. Namun meeting adalah kata dalam bahasa Inggris, sedangkan rapat merupakan kata dalam bahasa Indonesia.
Seperti yang diketahui sebelumnya bahwa, arti meeting sendiri adalah sebuah pertemuan. Dan meeting adalah sebuah kegiatan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam dunia perusahaan, meeting adalah hal yang sering dilakukan. Meeting dilakukan untuk membahas suatu proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan.Tidak hanya itu saja, meeting juga dilakukan untuk memastikan agar seluruh departemen yang ada di perusahaan sudah melakukan tugasnya dengan baik, menjadi sebuah evaluasi para pekerja. Bila dalam sebuah perusahaan tidak ada meeting, maka sebuah perusahaan tidak memiliki komunikasi, dan akan sulit untuk berjalan dengan baik. Oleh karena itu, meeting perlu dilakukan secara rutin untuk mengevaluasi kinerja perusahaan.
Setelah mengetahui apa arti meeting dan penjelasannya dengan detail, kalian juga perlu mengetahui jenis-jenis dalam meeting. Ya, dalam meeting ada pula jenis-jenisnya loh KLovers, dan bagi kalian yang akan masuk dalam dunia kerja, maka kalian perlu tahu nih apa saja jenis-jenis meeting ini. Dan berikut ini beberapa jenis-jenis meeting:
1. Team building
Jenis meeting ini adalah rapat yang paling sering dilakukan di kantor. Tujuannya adalah untuk membuat satu kelompok kerja atau divisi menjadi kompak dengan menyamakan tujuan atau visi.
2. Brainstorming
Jenis meeting ini juga akan sering Anda ikuti. Tujuannya adalah digunakan untuk menggali ide bersama-sama dengan tim. Sekelompok orang berkumpul di ruang rapat untuk mendapatkan ide baru untuk membuat produk, untuk promosi, untuk cara berjualan, dan tujuan yang lainnya.
3. Innovation (brainstorming)
Untuk jenis meeting yang satu ini memiliki sebuah tujuan untuk mencari ide baru, mendesain produk, dan juga mengembangkan binsis. Tak hanya itu, brainstorming biasanya diadakan untuk mencari “dobrakan” terbaru agar bisnis atau perusahaan terus update dengan tren yang ada.
4. Decision Making
Decision making meeting bertujuan untuk mencari kesepakatan dalam satu tim perihal sebuah keputusan. Jenis meeting seperti ini berjalan dengan lancar, diperlukan satu orang yang mengambil keputusan final di akhir. Meskipun begitu, peserta meeting lainnya tetap harus mendapatkan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya mengenai keputusan yang akan diambil.
5. Problem Solving
Problem solving merupakan metode meeting yang digunakan untuk mencari jalan keluar atas suatu permasalahan.
6. Information Sharing
Ada juga jenis meeting yang tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi. Isi informasinya tentu penting untuk tim yang ikut dalam meeting. Isi informasinya berhubungan dengan segala kegiatan yang ada di perusahaan.
7. One On One
Jenis meeting yang terakhir adalah One On One. Jenis meeting satu ini bertujuan untuk memberikan dukungan, mempererat hubungan, dan meningkatkan rasa percaya antara dua orang. Biasanya, meeting one on one diadakan oleh atasan atau manajer dengan karyawannya. Di dalam meeting ini, masing-masing pihak bisa menyampaikan permasalahan atau kesulitan yang mungkin sedang dihadapi.
Setelah Jenis jenis meeting, anda juga perlu mengetahui tujuan dari diselenggarakannya meeting tersebut, karena mana mungkin meeting dilakukan tanpa sebab atau alasan. pasti ada hal hal yang haruus dirundingkan atau hal hal yang harus dicari solusinya. berikut ini tujuan meeting yang harus anda ketahui.
1. Menyelesaikan Masalah Perusahaan
Di setiap divisi maupun departemen dalam suatu perusahaan pasti mengalami permasalahan. Untuk dapat menyelesaikan masalah yang ada di dalam divisi atau departemen suatu perusahaan, dibutuhkan adanya meeting. Dengan melakukan meeting, semua permasalahan divisi atau departemen dalam suatu perusahaan dapat dibicarakan dan dicari solusi untuk menyelesaikannya.
2. Menilai Pekerjaan
Meeting juga sangat efektif untuk digunakan dalam menilai pekerjaan karyawan dalam suatu perusahaan. Dengan meeting, performa dari karyawan dapat dilihat dan diukur. Dengan begitu, setiap pimpinan dapat menilai dan menganalisa bagaimana karyawan bekerja. Tidak hanya itu saja, pimpinan juga dapat melihat keunggulan dan kegagalan yang dialami karyawan. Dengan mengetahui kegagalan yang dialami oleh karyawan, tentunya dapat memberi solusi kepada karyawan supaya performa selanjutnya dapat meningkat dan memberikan hasil yang maksimal untuk perusahaan.
3. Membuat Karyawan Tahu Dengan Tugasnya
Meeting juga dapat membuat karyawan lebih sadar mengenai pekerjaannya masing-masing. Karyawan akan sadar tentang tugas yang harus dikerjakan. Dengan begitu, seluruh karyawan akan lebih termotivasi dan bersemangat untuk mengerjakan tugasnya dengan maksimal. Selain itu karyawan juga akan lebih sadar mengenai pentingnya posisi jabatan yang saat ini ditempati. Dengan begitu, karyawan tidak akan ada merasa posisinya tidak penting.
4. Mengingatkan Tujuan dari Perusahaan
Meeting juga sangat efektif untuk mengingatkan karyawan mengenai tujuan yang ingin dicapai oleh pekerjaan. Tidak hanya itu saja, meeting juga mampu membuat seluruh karyawan perusahaan mengingat mengenai visi dan misi dari perusahaan. Dengan mengingat tujuan serta visi dan misi perusahaan, para karyawan juga akan lebih termotivasi untuk mengejar target perusahaan. Selain itu, dengan melakukan meeting, para karyawan akan dapat mendapatkan gambaran apa yang harus dikerjakan untuk mengejar target dan apa target yang diinginkan oleh perusahaan.
Itulah tujuan tujuan dari penyelenggaraaan Meeting. seperti pada pembahasan yang tadi bahwa Meeting dan rapat tidak ada bedanya. Dari beberapa definisi Meeting (Rapat) yang sudah dijelaskan dapat disimpulkan bahwa Meeting atau rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Disebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk
membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain.
Rapat, diskusi atau pertemuan adalah hal yang pasti dilaksanakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keputusan-keputusan penting yang ditetapkan pada kantor bersangkutan biasanya dibicarakan terlebih dahulu melalui rapat untuk dimaklumi
Bersama. Terdapat enam 6 jenis Pertemuan/Rapat yang biasa diselenggarakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keenam jenis rapat itu antara lain:
Rapat Berdasarkan Tujuan
1) Rapat Penjelasan (Information Conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan, Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Dalam rapat ini
terdapat sesi tanya jawab.
2) Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta Rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran dan gagasan yang akan disimpulkan secara Bersama-sama. Hasil
kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3) Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution)
Rapat Berdasarkan Sifatnya
1) Rapat Resmi (Formal Meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.
2) Rapat tidak Resmi (Informal Meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
3) Rapat Terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.
c. Rapat berdasarkan Jangka Waktunya
1) Rapat Mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalahmasalah yang bersifat rutin.
2) Rapat Bulanan
Rapat yang diadakan sekali sebulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.
3) Rapat Semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalahmasalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4) Rapat Tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali
Rapat berdasarkan Frekuensinya
1) Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan).
Rapat ini digunakan untuk masalah-masalah rutin dalam suatu
organisasi/perusahaan.
2) Rapat Insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.
Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus
diselesaikan Bersama
Rapat berdasarkan Nama
1) Rapat Kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas halhal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat Dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya
dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3) Musyawarah Kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.
Rapat berdasarkan Nama
1) Rapat Kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas halhal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat Dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya
dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3) Musyawarah Kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.
Syarat-syarat Rapat
a. Suasana terbuka
Maksudnya adalah setiap peserta siap menerima informasi dari siapa pun, baik ketua maupun peserta memperhatikan uraian-uraian atau pendapat-pendapat peserta lain;
b. Partisipasi aktif
Maksudnya adalah peserta diharapkan menjadi pendengar yang baik dan menjadi pembicara yang sopan dan saling menghargai diantara sesama anggota rapat;
c. Dibimbing dan dikontrol
Maksudnya adalah rapat yang baik harus selalu dikontrol dan terarah atau ada bimbingan dan pengawasan dari ketua rapat;
d. Hindari perdebatan yang tidak berarti.
Maksudnya adalah perdebatan didasarkan pada argumentasi kontra argumentasi, bukan emosi kontra emosi;
e. Pertanyaan singkat dan jelas.
Maksudnya adalah dalam mengajukan pertanyaan jangan bertele-tele, tetapi singkat dan jelas. Pertanyaan dapat dipahami oleh orang lain yang akan atau menanggapi pertanyaan tersebut;
f. Hindari terjadinya monopoli.
Maksudnya adalah dalam mekanisme pembicaraan jangan terjadi monopoli oleh seseorang peserta atau oleh pimpinan rapat. Bila terjadi monopoli akan berakibat situasi rapat menjadi kaku, monoton dan peserta pasif.
5. Tipe Pemimpin Rapat
Memimpin rapat kelihatannya sesuatu yang mudah, tetapi pada kenyataannya sulit. Pekerjaan memimpin rapat memerlukan kemampuan tertentu yang didukung pengetahuan yang luas tentang masalah yang akan dibahasnya. Pimpinan rapat merupakan seorang pengendali dan pengarah agar pembahasan menghasilkan sesuatu yang bermanfaat. Pimpinan yang bijaksana akan dapat memimpin rapat dengan baik. Berikut ini tipe-tipe pemimpin rapat yang perlu dipahami:
a. Otoriter
Yaitu pimpinan rapat yang ingin menang sendiri dengan menggunakan paksaan karena kewenangannya.
b. Laissez fair
Yaitu pemimpin rapat membiarkan saja jalannya rapat sehingga pembicaraan
dapat berlarut-larut dan masing-masing peserta mempunyai pendapat sendirisendiri.
c. Demokratis
Yaitu pimpinan rapat memberi kesempatan kepada peserta untuk mengemukakan pendapat kemudian pimpinan menyimpulkan pembicaraan rapat yang dapat diterima oleh peserta rapat.
6. Tipe Peserta Rapat
Pelaksanaan rapat akan berhasil dengan baik apabila seluruh peserta rapat mau berpartisipasi secara aktif dalam mengemukakan ide-ide atau gagasannya.Namun, kenyataannya tidak demikian karena setiap peserta mempunyai karakter yang berbeda-beda, misalnya ada peserta yang aktif tetapi adapula peserta yang pasif. Untuk mengupayakan semua peserta rapat berpartisipasi, pimpinan rapat perlu mengetahui tipe-tipe peserta rapat seperti yang disebutkan dibawah ini, yaitu sebagai berikut:
a. Tipe pendengar
Yaitu tipe peserta rapat yang kurang aktif dan jarang mengemukakan ide-idenya
saat rapat berlangsung.
b. Tipe demokrati
Yaitu peserta rapat yang bergairah untuk mengemukakan ide-ide dan saransarannya karena memang diberikan kesempatan mengemukakan ide-ide dan saran-sarannya oleh pimpinan rapat.
c. Tipe pemersatu
Yaitu tipe peserta rapat yang mengusahakan persatuan bila terjadi bentrokanbentrokan yang mengarah kepada perpecahan.
d. Tipe perantara
Yaitu peserta rapat yang dapat memperjelas pendapat-pendapat kepada peserta lain yang kurang jelas.
e. Tipe pemberi semangat
Yaitu jika rapat sudah berlangsung lama dan belum mendapatkan hasil, lalu peserta rapat menjadi lesu, munculah aksi peserta rapat ini untuk memberi semangat kepada peserta lain sehingga peserta rapat dapat bergairah kembali.
f. Tipe penyerang
Yaitu peserta rapat yang suka menyerang atau mendebat tentang pendapat orang lain. Biasanya peserta ini mempunyai wawasan yang luas dan suka mencari perhatian orang lain.
g. Tipe pemberi informasi
Yaitu peserta rapat yang mempunyai wawasan luas atau kaya informasi sehingga dapat menyumbangkan ide-ide yang banyak.
7. Fungsi Peserta Rapat
Keberhasilan suatu rapat tidak hanya bergantung pada pimpinan rapat yang handal, tetapi juga bergantung pada kualitas peserta rapat. Bila peserta dapat berfungsi sebagaimana mestinya, rapat tentu menghasilkan sesuatu yang berarti. Adapun fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut:
a. Sebagai penyumbang data/informasi;
b. Sebagai pembantu penyimpul dan perumus kesimpulan, artinya jika pimpinanrapat kurang mampu membuat kesimpulan, maka peserta dapat diminta untuk membuatkan kesimpulan hasil rapat;
c. Sebagai penerima hasil keputusan;
d. Sebagai pemenuhan ketentuan, artinya jika peserta rapat hadir semua,rapat
dapat berlangsung, misalnya ada peraturan rapat jika peserta rapat kurang dari
dua pertiga jumlah keseluruhan anggota, maka rapat tidak dapat terlaksana.
Pengendalian Rapat
Saat pelaksanaan rapat terdapat tiga macam pengendalian rapat yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut:
a. Pengendalian secara bebas
Pada pelaksanaan rapat, peserta rapat dibiarkan berbicara bergantian untuk mengadu argumentasi secara bebas. Pembicaraan boleh berlangsung tanpa melalui pimpinan rapat dan pimpinan rapat cukup memperhatikan pembicaraan
dengan penuh kesadaran dan mengambil intisari pembicaraan. Setelah dianggap cukup, pimpinan rapat segera mengambil kesimpulan. Pengendalian semacam ini terkesan santai demokratis sehingga memberikan kesempatan
kepada peserta rapat untuk mengungkapkan pendapatnya. Kelemahan pengendalian ini adalah mudah terjerumus ke dalam kekacauan karena ada kemungkinan dari berbagai pendapat tidak ada titik temu.
b. Pengendalian Secara Ketat
Pengendalian secara ketat ini dilakukan oleh pimpinan rapat dengan cara membatasi masing-masing pembicara. Peserta rapat hanya berbicara setelah diberi kesempatan bicara oleh pimpinan rapat, baik bertanya maupun untuk mengemukakan pendapatnya. Kelamahan pengendalian ini antara lain:
1) Pembicara sangat dibatasi;
2) Pelaksanaan rapat terasa tegang;
3) Daya pikir dan kreativitas seseorang (peserta rapat) terhambat.
c. Pengendalian Secara Bebas dan Ketat
Pengendalian secara bebas dan ketat merupakan penggabungan pengendalian secara bebas dan pengendalian secara ketat. Maksudnya adalah selama rapat, peserta rapat dapat menggunakan teknik pengendalian secara bebas, tetapi
apabila jalannya rapat dirasakan mulai kacau, pimpinan rapat segeramenggunakan pengendalian secara ketat sampai rapat kembali berjalan dengan tertib.
Urutan Pelaksanaan Rapat
Kegiatan utama sebelum penyelenggaraan rapat adalah membuat perencanaan untuk menentukan kegiatan yang akan dilakukan dalam rapat. Oleh karena itu, peserta rapat perlu memahami tata urutan pelaksanaan rapat yang
disusun sebagai berikut:
a. Pembukaan
Pembukaan rapat biasanya dilakukan oleh pimpinan rapat akan tetapi ada juga rapat yang dibuka oleh pembawa acara. Pembukaan dapat diawali dengan kata salam pembukaan notulis. Pada kesempatan ini pula ditunjuk dari salah
seorang peserta rapat untuk menjadi notulis. Biasanya rapat yang diselenggarakan organisasi atau perusahaan sebelumnya sudah mempersiapkan seseorang untuk menjadi notulis. Selanjutnya orang yang membuka rapat akan menyampaikan hal-hal sebagai berikut:
1) Acara rapat yang mencakup lamanya rapat;
2) Tata tertib rapat walaupun ini tidak mutlak dalam arti fleksibel bergantung pada penyelenggaraan rapat tersebut;
3) Pentingnya permasalahan yang dibahas;
4) Tujuan diadakan rapat;
5) Tanggapan atau saran;
6) Lain-lain, biasanya dimanfaatkan untuk menyampaikan pengumuman
DASAR PENYELENGGARAAN RAPAT
Tanggung Jawab Sekretaris dalam Persiapan Rapat
a. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
b. Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
c. Membuat Undangan Rapat
Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1) Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2) Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3) Mencantumkan perihal undangan rapat.
4) Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5) Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6) Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
d. Membuat Daftar Hadir Rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
e. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut :
1) Agenda rapat.
2) Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
3) Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
f. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain
sebagai berikut :
1) White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2) Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3) LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4) Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5) Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6) Block note dengan bolpointnya.
7) Name tag untuk peserta.
8) Laptop atau komputer.
g. Mempersiapkan Ruang Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1) Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2) Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para pesertarapat berkurang.
3) Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Setelah membahsa mengenai Hal Hal penting mengenai Meeting, mari kita lanjut ke pembahasan mengenai Paket Meeting Manado. Paket Meeting Manado adalah agen yang menyediakan Paket Meeting Manado dengan mengambil Hotel maupu Resort yang digunakan sebagai tempat di adakannya Meeting atau sebuah pertemuan. selain agenda meeting ada juga Travel Bussines atau yang biasa kita dengar sebagai Perjalanan bissinis, seperti yang sudah kita ketahui bersama bahwa travel bussines bukan hanya perjalanan bisni biasa, namun sembari melakukan wisata juga.
sehingga bukan hanya Paket Meeting manado yang tersedia, namun Paket Wisata Manado juga ikut tersedia didalamnya karena agenda tersebut menyangkut Pariwisata juga sehingga Paket Meeting Manado juga sangat membutuhknya demi berjalannya agenda tersebut. di Manado sendiri terdapat banyak agen penyedia Paket Meeting, diantaranya seperti hotel hotel yang ada yakni Sutan raja, Ibis Manado, dsb.
Nah…itu dia informasi mengenai Paket Meeting Manado beserta hal hal penting mengenaiPaket Meeting Mando . semoga dapat bermanfaat bagi anda dalam mencarii informasi mengenai hal hal yang terkait.
Terimakasih 🙂
By. Jelita Veronika//Upw
